Письмо как конструктор: почему модульная вёрстка спасает регулярные корпоративные рассылки
Чаще всего корпоративный дайджест собирают вручную: копируют старое письмо, правят текст, вёрстка съезжает, снова правят, согласовывают, снова правят. Три часа — и письмо ушло. На следующей неделе история повторяется.
Если это звучит знакомо, вам точно нужна модульная вёрстка. Разбираем, как это работает на практике.
Почему ручная вёрстка — это системная проблема
Корпоративные HR-рассылки — один из самых регулярных и при этом самых недооценённых email-форматов. Еженедельные дайджесты, ежемесячные отчёты, поздравления, анонсы вакансий, итоги квартала. Всё это выходит постоянно и каждый раз забирает время, которого у HR-команды нет.
Главная проблема ручной вёрстки не в том, что это долго. Проблема в непредсказуемости:
- Логотип съехал, никто не заметил до отправки.
- Новый HR-менеджер сделал дайджест «по‑своему», фирменный стиль сломан.
- Руководитель попросил добавить блок в последний момент, вся вёрстка поехала.
- На мобильном письмо выглядит совсем не так, как на десктопе.
Всё это следствие отсутствия системы, и модульная вёрстка её решает.
Что такое модульная вёрстка — простым языком
Представьте конструктор Lego. Готовые кирпичики разного размера и назначения — из них можно собрать что угодно, не рискуя, что конструкция рассыплется.
Модульная вёрстка работает так же. Письмо собирается не как монолитный HTML-файл, который нельзя тронуть без риска сломать всё, а из независимых блоков‑модулей:
- Шапка с логотипом и названием рассылки
- Вступительный текст
- Блок «Главное за неделю»
- Карточка события или анонса
- Блок с вакансией
- Поздравление
- Цитата от руководителя
- Футер с контактами и отпиской
Каждый модуль протестирован, брендирован и готов к использованию. HR-менеджер выбирает нужные блоки, меняет текст и картинки — и письмо готово. Без верстальщика и риска сломать дизайн.
Монолитное письмо vs модульное:
| Монолитное | Модульное | |
| Подготовка нового выпуска | Копировать старое, всё переделывать | Выбрать блоки, поменять контент |
| Время на сборку | 2–4 часа | 20–40 минут |
| Фирменный стиль | Зависит от аккуратности человека | Встроен в каждый модуль |
| Ошибки вёрстки | Частые, особенно при правках | Минимальные, блоки уже проверены |
| Онбординг нового сотрудника | «Спроси HR, он знает» | Любой разберётся по инструкции |
| Нестандартное письмо | Можно | Можно, через «свободный» блок |
Кому это нужно
Модульная вёрстка актуальна для всех, кто делает регулярные письма с повторяющейся структурой. В первую очередь:
Средний и крупный бизнес с HR-командой — там, где дайджест выходит каждую неделю, а за вёрстку отвечает не разработчик, а HR-менеджер или редактор.
Компании с распределёнными командами — когда письмо уходит в разные офисы и подразделения, и важно, чтобы все получили одинаково профессиональное сообщение.
Бизнес с высокой текучкой в HR — чтобы уход одного человека не обрушил корпоративную рассылку.
Организации с жёсткими требованиями к бренду — банки, ритейл‑сети, госкорпорации, где каждое внутреннее сообщение должно соответствовать стандартам.
Типичные HR-рассылки, которые выигрывают от модульной системы
1. Еженедельный корпоративный дайджест
Без системы структура меняется от выпуска к выпуску — в зависимости от того, кто верстал. Модульный подход фиксирует набор блоков раз и навсегда, меняется только содержание внутри.
Преимущество модульной вёрстки: время подготовки сокращается в 3–5 раз, письмо выглядит одинаково вне зависимости от того, кто его собирал.
2. Ежемесячный отчёт для руководителей
При ручной вёрстке каждое обновление данных ломает внешний вид. Модульный шаблон с фиксированной структурой (KPI, события, таблица, выводы) позволяет просто вставить новые цифры.
Преимущество модульной вёрстки: отчёт выглядит как документ, а не как таблица из Excel. Это влияет на то, как бизнес воспринимает HR-функцию.
3. Анонс мероприятий и обучений
Каждый анонс вручную — это новый дизайн, кнопка не там, плохая читаемость на мобильном. Готовый блок уже включает обложку, дату, описание и кнопку регистрации.
Преимущество модульной вёрстки: анонсы выходят быстрее, в одном стиле и оформлении.
4. Приветственное письмо новому сотруднику
Onboarding-письмо обычно хранится у одного человека и редко обновляется. Модульный шаблон с блоками приветствия, первых шагов и контактов обновляется один раз и всегда остаётся актуальным.
Преимущество модульной вёрстки: каждый новый сотрудник получает одинаково профессиональное первое впечатление, а не то, что успели найти и отправить.
5. Опросы и сбор обратной связи
Без шаблона письмо с опросом верстается заново или приходит простым текстом. Готовый модуль с вопросом и визуальными кнопками‑ответами подключается к любому письму за минуту.
Преимущество модульной вёрстки: опросы выглядят как часть единой коммуникации, доля ответивших растёт.
Какие метрики реально меняются
Open rate. Получатели узнают письма по стилю и начинают им доверять. Регулярная, предсказуемая рассылка воспринимается как привычка, а не спам.
CTR. CTA-блоки стоят в правильных местах, по однажды проверенной системе, а не случайно.
Количество ошибок. Вёрстка ломается намного реже, когда письмо собирается из готовых блоков, а не из сырого HTML.
Время подготовки. Сокращается в 3–5 раз — это часы, которые команда тратит на что‑то полезное, а не на вёрстку.
Онбординг. Новый сотрудник разбирается в процессе за несколько часов, потому что работает с системой, а не выясняет у коллег, «как тут всё устроено».
В чем польза Letteros
Мастер‑шаблон
Мастер‑шаблон в Letteros — это основной документ системы: фирменные цвета, шрифты, отступы, сетка, логотип. Все остальные шаблоны и модули создаются на его базе.
Кто бы ни собирал письмо — маркетолог или стажёр — фирменный стиль останется неизменным, потому что он встроен в шаблон, а не держится в голове конкретного человека.
Готовые шаблоны для рассылок
В Letteros есть библиотека готовых шаблонов. Каждый адаптирован под Gmail, Mail.ru, Яндекс Почту и Outlook.
Это удобный старт, если вам нужно запустить рассылку быстро, без проектирования системы с нуля.
Разработка шаблонов под ваш бренд
Если готовые шаблоны не подходят — сложный брендбук, нестандартные требования или просто нет времени разбираться — команда Letteros разработает всё под ключ:
- Анализ текущих рассылок и требований к бренду
- Разработка мастер‑шаблона с фирменным стилем
- Создание библиотеки модулей под ваши форматы писем
- Тестирование во всех ключевых почтовых клиентах
- Передача шаблонов с инструкцией по использованию
HR-команда получает готовую систему, в которую остаётся только вставить контент. Верстальщик в ежедневной работе больше не нужен.
Как выстроить модульную систему: пошаговый план
Шаг 1. Аудит Соберите все регулярные HR-рассылки. Выпишите блоки, которые повторяются из письма в письмо: шапка, новостной блок, анонс, таблица, кнопка, футер. Они станут основой библиотеки. Зафиксируйте, сколько времени сейчас уходит на подготовку каждого формата — это точка отсчёта.
Шаг 2. Проектирование системы Составьте список нужных типов блоков. Для типичной HR-рассылки их обычно 8–12. Зафиксируйте визуальные правила: цвета, шрифты, отступы, размеры изображений. Если брендбука нет, сделайте хотя бы базовый визуальный гайд по стилю для email-рассылок.
Шаг 3. Создание библиотеки Здесь нужен email-разработчик или дизайнер, но только один раз. Каждый модуль верстается отдельно, тестируется в ключевых клиентах (Gmail, Mail.ru, Яндекс Почта, Outlook) и загружается в библиотеку. В Letteros библиотека модулей — нативная функция: блоки создаются однажды и переиспользуются без дополнительной вёрстки.
Шаг 4. Документирование Напишите короткую инструкцию: какой модуль для чего, что вставляется, что нельзя менять. Это займёт пару часов, но снимет большую часть будущих вопросов.
Шаг 5. Пилот Соберите один выпуск дайджеста из новых модулей. Оцените: насколько быстро получилось, что было неудобно, что доработать. После двух‑трёх выпусков система встанет на место.
Шаг 6. Масштабирование Переведите на модульную систему все регулярные рассылки. Пересматривайте библиотеку раз в квартал — добавляйте блоки, обновляйте визуал при ребрендинге.
Технические вещи, которые стоит учесть
Почтовые клиенты. Большинство корпоративных пользователей в России читают почту в Gmail, Mail.ru, Яндекс Почте или Outlook. Outlook — самый требовательный с точки зрения вёрстки. Каждый блок обязательно нужно проверить именно в нём.
Мобильные. По данным отраслевых исследований, 40–60% корпоративных писем открываются на смартфоне. Модули должны быть адаптивными — корректно перестраиваться под любой экран.
Команда. Email-разработчик или дизайнер нужен один раз — для создания библиотеки. Дальше HR-менеджер работает самостоятельно. В этом и есть главная ценность системы.
Доступ. Библиотека модулей должна быть доступна всей команде, которая работает с рассылками. В корпоративном контексте важна ролевая модель: кто редактирует модули, кто только использует.
Типичные ошибки при переходе
«Сделаем один универсальный шаблон на все случаи». Один шаблон — не система. Без гибкости в комбинировании блоков он превратится в ту же проблему, только в новой обёртке.
«Переделаем всё сразу». Начните с одной рассылки, например еженедельного дайджеста. Отработайте систему, потом масштабируйте.
«Система слишком жёсткая». Хорошая библиотека всегда включает «свободный» блок — для праздничных и нестандартных писем. Это не исключение, это часть системы.
«Создали и забыли». Модули устаревают. Ребрендинг, новые форматы, смена коммуникационной стратегии — всё это требует обновления библиотеки. Раз в квартал — ревизия.
Итог
Система, которую качественно выстроили один раз, позволяет любому члену команды собрать профессиональный дайджест за 20–40 минут: без верстальщика и риска сломать рассылку.
Хотите внедрить модульную систему?
Попробовать самостоятельно — зарегистрируйтесь в Letteros и используйте готовые шаблоны. Первый дайджест можно запустить сегодня.
Нужна система под свой бренд — оставьте заявку на разработку мастер‑шаблона и библиотеки модулей. Команда Letteros сделает всё под ключ.